[12/05/24:Thu]書式の決定版!? 総会の出席通知・委任状・議決権行使書 番外編その2
このシリーズにお寄せいただいたコメントや、ツイッターでの情報交換を踏まえて、今年の総会の出席通知・委任状・議決権行使書の書式を変更し用途思っている。といっても、まだ理事会の承認を経ていないので、「案」の段階だが。タイミング良い議論ができて、アイディアを出していただいた人すべてに多謝。
どういう変更にしたいかというと、概ね下の通り。
1. 出席通知・委任状・議決権行使書を一枚の紙に集約。裏面を議決権行使書とする。
2. 表題は「出席通知」とする <-- なるべく出席してもらいたいので。
3. 本文の選択肢「出席」。「委任」、「議決権行使」の3つに分ける。どれかに○を付ける
4. 「議決権行使」に○を付けた場合は、裏面の各議案毎の賛否に○を記入してもらう。
5. 署名・捺印は1ヶ所とし、表面の下部に欄を設ける。
6. 裏面の議決権行使書には署名捺印欄は設けない。
7. 議決権行使書には注意書きとして、「いずれかに○を記入してください。記入なき場合または両方に○を記入した場合は承認とみなします。」という文言を明記。
この通知書を台紙の色を変えて印刷綴じ込みするのは、今まで通り。台紙にはミシン目を入れているので、切り話して利用してもらう。回収箱は、同じ色の台紙を使って、「管理組合出席通知」として、色を見れば解るようにする。 # 自治会も同日開催で、こちらの出席通知も出してもらうため。勿論、台紙の色は変える。
（と、ここまで書いてきて、思いついた。議案書の表紙の色と通知書の色を同じにすればもっとわかりやすいな。うちはA3の紙に両面印刷して、真ん中をホッチキス留めだから、通知書はこれまでの3ページ目から、一番後ろに回せばいいのか。まあ、具体的にどう印刷するか管理会社にまかせよう。理事長がそこまで面倒見なくたって良いだろう。）
これまで、出席通知・委任状と議決権行使書は2枚の紙に分けて印刷していたが、2枚とも出す人もいて、集計時に間違えやすかったが、1枚に集約することによって、ダブりを防げるようになる。集計時にミスが減る効果が期待できる。
委任状については、a) 他の区分所有者、b) 議長一任のいずれかから選べるようにした。記載なき場合は、議長一任と言うことはこれまで通り。
署名捺印欄を一つにしたことで、複数の署名捺印のある文書がなくなる。これも集計作業上の間違いがなくなる。裏面の議決権行使書の署名捺印欄をなくすのも同じ狙い。表面で書いてあるので、無駄だわな。
議決権行使書には注意書きとして、白票だけではなく、両方に○を付けたときの見なし文言を明記。これで、賛成なのか反対なのかの疑義ある票がなくなることとなる。
今度の日曜日の理事会に諮って、賛成多数であれば、この書式を採用しよう。その前に、事務方である管理会社との打ち合わせで、彼らに納得してもらわないとダメだけどね。
本来は書式そのものをブログにアップして見せれば良いんだろうけど、さすがにそこは勘弁。でも、上記情報があれば、デザインは容易にできるだろうと思う。
今後、総会を開く管理組合で、書式に悩んでいれば参考にしていただくと嬉しい。
番外編その３に続く。その３で完結ですね。
