[12/05/23:Wed]総会の出席通知・委任状・議決権行使書 8/8

ここまでの準備をしておいて、実際の総会出席者数は、年によって違うが、最近は80人から90人。100人をちょっと切る。ひとつの議決権に対して、ひとりの出席でお願いしているので、出席人数がすなわち議決件数となる。もっとも、夫婦で出てくる人はいるんだけどね。第1回総会の時は、150人を超えていたので、ずいぶんと減ったものだ。

会場は最初は小学校の体育館を借りて行なったのだけど、今は近くのモールの会議室を借りている。近い方が出席しやすい。とくにモールだと、終了後、買い物ができるので。

それはさておき、前述したように、複数の書類を出した人が実際に現れるかどうかをチェックしないとダメなので、受付には管理会社のフロント、管理人、理事を一人貼り付けてチェックしている。ここのところ、モールで行なっていることもあり、モールの営業が開始する10:00 から会場設営と同時に受付を開始。10:30 に総会開始なので、受付時間が短く、結構忙しい。だから開会時には、出席者数だけは連絡してもらうけど、個々の議案についての賛否の正確な数字は、第1号議案を審議している横で、管理会社がせっせと集計している。

PC 持ち込んで、表計算のマクロでも組めば良いのだろうけど、そこまでやる気のある理事がいないし、督促時にすでに議案成立することが確定していると、急いで数えるということのインセンティブがない。はもちろん、記録に残すために、また、微妙な数字の案件ではちゃんと数えてますからね。

これからは、総会の中身に入るわけだが、また「総会当日の運営」として、別エントリーとしよう。

その前に、このシリーズから学んだことを、現実に適用すべきなので、いまちょうど進行している総会準備に反映させるという仕事がある。これは番外編として、明日から書くか。