[12/05/22:Tue]総会の出席通知・委任状・議決権行使書 7/8

実務的には、このような処理だ。出席通知が出ているケースから考える。複数の書類のうち、出席通知が出ていて、実際に出席すればそのときの意思表示が有効。他の書類の意思表示は当然無効。

次に、欠席した場合は、他にどんな書類が出ているかで場合が分かれる。

x. 「議決権行使書」の場合では、議決権行使書の意思表示が有効。当該議決権行使書の中の特定の議案で、「賛成」、「反対」の記載がないときは、「賛成とみなす」という注意書きにより、「賛成」となる。

　　＊「賛成とみなす」という注意書きの有効性については、すでに議論を紹介した。

y. 「委任状」の場合は、受任者が「議長」または「出席する他の区分所有者」の2とおりがある。前者の場合、受任者である「議長」が議決権を行使する。後者の場合で、受任者である「他の区分所有者」が出席するときは、当該区分所有者gあ議決権を行使する。また「欠席」のときは、議決権を行使できないので「無効」となる。

z. 「議決権行使書」と「委任状」の両方が出ている場合には、上記のx. のケースと同じこととなる。

実際に、複数の書類を出して総会に出席、または、欠席の通知を出していて総会に出席というケースはあり得る。その場合に備えて、出てきた書類の記録はすべて集計表に入れておいて、その場でどうなるのかを判断することになる。レアケースではあるが。

ちなみに、理事については、原則出席。しかし。総会会場のひな壇に並んでいて挙手するのも格好悪い。従い、予め「議決権行使書」を提出してもらうという運用にしている。これなら、総会会場で挙手するというのは避けられるからだ。理事についても「委任状」という考え方もあるのだけど、特定案件について「反対」ということもあり得るので、すべて議長一任という「委任状」を出せと言うのはやり過ぎかなという意見が過去あったので。

しかし、冷静に考えてみると、議案を提出した理事会メンバーが総会で「反対」というのも変な話しではあるので、「議長一任」＝「賛成」の「委任状」でも良いかもしれない。他の管理組合は、理事の議決権行使はどう処理しているのだろうか。

また問題なのが、複数の書類を出して場合、一部の書類には押印してあるが、被うインしていない書類も出す人がいるということ。これはもう押印してあるものを正として扱うしかない。押印した文書が、複数あれば、上記x,y,z の原則に従って判断する事となる。