[12/05/17:Thu]総会の出席通知・委任状・議決権行使書 2/8

締め切りは総会の1週間前。通常総会は日曜日に開くのが原則なので、前週の日曜日が締め切りとなる。とはいえ、締め切り前までに意思表示をしてくれる住民は半分に満たないくらい。このままじゃあ総会成立も危ないので、対策を講じることとなる。

ちなみに集計は、管理人にお願いしている。フロントに管理組合と自治会の書類を投函する箱を置いて、ある程度たまったら、まとめてもらっている。スプレッドシートの横軸に「出席、委任状、議決権行使書を取り、縦軸に住居番号をとって、集計している。また、各議案についての「賛成」、「反対」の集計も同様に行なってもらっている。

はるぶーさんのところのように、何段階もの督促手段を講じているところもあるようだが、現在うちはいたってシンプル。1回しか督促しない。実は過去には、締め切りまでに4割しか集まらないこともあって、ニュースの号外を出して提出を呼びかけると同時に締め切りを総会の前日まで延ばして何とか対応したこともあった。提出してくれるのを待っているだけじゃあ集まらないという反省もあり、管理組合側から積極的に働き掛けることにしたのだ。その手段は電話による督促ということだ。

締め切り日の日曜日の午後。理事の有志に携帯電話を持って管理室に集まってもらう。その時点で集計された「未提出者」のリストを管理人が用意しているので、それを集まった理事に配分。各理事に督促の電話をかけてもらうこととなる。

個人の携帯電話を使うので当然通話料が発生する。いくら何でも無料というわけにはいかないので、日当も兼ねてお金を払うことにしている。1軒100円である。「督促」ができた時点で、料金をカウントしている。うちの理事が管理組合からお金をもらう唯一の機会だな（笑）