2020.04.05_Sun：総会出席確認方法の改革 3/3

これらの制約条件を考慮して、実際に採用した方法を紹介していく。ちなみに、ひとつの手段にこだわるつもりはなかった。全部に対応しているツールがないのは自明だからだ。

 

まずはだれでも考えつくインターネットの利用。3つの選択肢を考えた。

a)Web集計(オンラインアンケート)

b)グループウエアの利用

c)メールによる集計

 

a) オンラインアンケートによる提出方法に付いては、「なりすまし」を防止するのがキーである。そのため、誰でもクセスできる方法ではなく、区分所有者の認証をどうするのかという問題がある。うちは住民用のホームページを立ち上げているので、そこからリンクを張るのが王道だろう。でも、ホームページを見る人自体が少ないので、議案書でアクセス方法を案内しないといけなくなる。そうなると、議案書をみた区分所有者以外にもアクセス可能となる。これを防ぐためには全区分所要者に個別にID/Passwdを発行し、漏洩しないように伝えるという膨大な手間がかかることになる。結局、無理と判断した。

 

b) グループウエアは、「コラボ」のような閉じたマンションに特化したグループウエアを利用するということである。だが、既に普及しているマンションなら容易だろうが、出席通知書を集めるだけの目的でこれらのツールを新たに普及させるのは無理。実際、過去にグループウエアを導入し、各住戸にID割り振ったのであるが、結局誰も使わなくなってしまったという苦い経験が有る（苦笑）ので、これも実用的ではないと判断せざるを得なかった。

 

c) メールによる集計は、予め用意した表計算の回答用シートをダウンロードしてもらい、出席・議決権行使・代理人指名のいずれかにマークを入れて、メール添付で専用のメールアドレスへ送信してもらうという方法である。これもシートのダウンロードの問題があるが、住民用のホームページに置くしかない。メール送信欄のアドレスを見て「本人とみなす」ということにして、認証の問題にはある程度目をつぶらざるを得ない。郵送よりも便利なので、実際は在外の区分所有者専用の方法である。

 

a～cいずれの方法をとるにしても、インターネットを使える住民が対象とならざるを得ないので、IT初心者/デジタルディバイドには無縁のツールである。それでも、、在外区分所有者を取りこぼさないようにするにはこの方法しかないということで採用した。

 

次に、インターネットを使えない区分所有者向けの代替え手段を2つ考えた。

 

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