3. 回収率を巡る問題
理事会側としては、区分所有者がさっさと出席通知書を出してくれれば問題はない。特別な督促をしなくても、提出期限までに100%近い回収率を達成できる意識高いマンションもあれば、うちのように締め切り前日になってもまだ30%程度とかというマンションもある。電話による督促を実施して無理矢理に80%くらいまでに持っていくのだが、結構面倒・・・・。それは別のエントリーにも書いたので、ここでは省く。
自発的に出してくれない理由には様々なことがありうるが、ここでは「総会招集通知書から出席通知書を切り取って、必要事項を記入した紙を回収箱に持っていく」のが面倒だ、あるいは忘れてしまうということがかなりの部分を占めるということを指摘しておくに留める。
4. 解決方法
この面倒臭さを取り除けば、回収率はアップすると考えるのが、論理的帰結であろう。そこで、いろいろと方法を検討した。
この方法の要件としては、区分所有者のITリテラシーに応じて、次のような対応が必要だと考えられる。
1)IT機器が使える人向けには、少々専門的でも良い
2)IT初心者には、IT機器使用前提は無理。もっと楽なツールがほしい
3)デジタルディバイは紙でも仕方ない
また、管理組合側としては、以下の論点も考慮すべきだと考えた。集計しやすいというのは重要で、これまでは紙の出席通知書を見ながら、管理人さんが手打ちでエクセル入力していたので、この負担は下げたいところである（うち、500戸以上だから、結構な手間になる）。
1)わかりやすい操作：使えないと「使い方教えて！」という問い合わせが殺到する；
2)集計の手間を減らしたい；
3)あまりITに詳しくない管理人でもメンテできるようにしたい：毎年最低限の修正で済むようにしたい；
4)在外の区分所有者の取りこぼしを減らしたい
(続く)
