総会前最後の理事会では、議案書もさることながら、以下のことも検討を要する。
1. 会場設営
2. 理事の配置
3. 理事の発言内容
「会場設営」というのは、何時に集合して、とどういう風に机や椅子を配置してということである。何回も経験している理事は、黙っていても動いてくれるが、今年初めて運営側に廻る理事は、全くわからない。従い、「10分前に集合してね。会場では机と椅子をこういう感じで並べてね」などと前もって言っておくのである。
雛壇にならぶ理事の配置についても、工夫を要する。これまでは理事全員が自治会役員を兼務だったので、理事長と自治会長が真ん中に座ればよかった。今回からは、理事のうち、半数以上が兼務なしなので、法人総会が終わったら、雛壇から堆積しようか？ という議論になった。総会出席者から見ると、「どうでもいい」ことなので、結局自治会役員を兼ねている人は、ひとまとめにすることにして解決。
理事の発言内容と言うのは、いわゆる「シナリオ」である。誰が何処でどういう説明をするのかを事細かに記したもので、これは管理会社のフロントが作ってくれる。私みたいに理事長経験が長いと、開会の挨拶から始まって総会議事の仕切り方は頭に入っているから不要だが、今年初めて理事として説明する人は、何をどうしゃべっていいいのか、わからなくて不安になるらしい。
そこで、各理事の堪能議案の全てについて、極端に言えば読み上げるだけでいいような発言内容を細かく記したペーパーを配っているわけである。これで理事が安心してしゃべることができるのなら、お安い御用だ。
個人的には、議案について説明した議案書を事前に配布しているのだから、総会に参加する人は読んでいるのが当然である。総会は説明会ではなく、意思決定機関なのだから、究極的には「Yes/No」の議決を取れば良い。だから「第ｘ号岐南については
議案書記載のとおりです。質問は？」でいいと思っている。
この2月に開催した臨時総会では、そのスタイルで議案説明はなしにしたが、特に後で苦情は出なかった。そうあるべきだよねえ。これは会社の会議などでも言えることで、意思決定の場ではなく、単なる事実の伝達に終始する会議がいかに多いことか。生産性が上がらないわけだ。
閑話休題、このくらい手当をしておけば万全と思うのだが、得てして予想外のことが起こる。そこをそつなく処理するのが議長の腕の見せ所なんだろう。
