1. 問題の所在
1）組合（正確には理事会だが）にとって、管理組合総会は年に1度ある、晴れの舞台（かな）。それまでに行なってきた政策実行の評価とともに、次期政策に対する住民の意思表示がなされるからだ。
管理組合の命運を決するような重要案件（例えば、修繕積立金の長期平準化への移行など）を否定でもされたら、それは理事会不信任を意味するので、総辞職するしかないわなと思う。
従い、理事会にとって、賛成票を可決ラインよりも多くすることが最重要となる。賛成票というのは、総会に出席して1票を投じてくれる区分所有者のみならず、各議案に関する議決権行使所書、他の人に議決権行使を依頼する代理人届出書も含むというのは、説明は不要だろう。
2）区分所有権法は、総会の成立要件（定足数）として、
a)区分所有者の半分以上の人数;および、
b)議決権総数の半分以上の議決権
を要求している。人数と議決権ともに要求しているのは、一人で複数の住戸を所有していたり、住戸の広さ等の事情から「1住戸1議決権」ではない場合があるからだ。広い住戸は2票持つなどという実例は多い。
人数と議決権ともに議論するのは煩雑になるので、以下では、「1住戸1議決権」という想定で進めていきたい。
2. 総会出席通知書
管理組合としては、区分所有権法の規程に従い、定足数としては半数以上の出席者、賛成してもらうためには、その出席者の半数以上の賛成を集めないといけない。もちろん、重要事項や建て替え決議のように法定加重されている場合も有るし、管理規約に別段の定めがなされていることもあるが、ここでは単純に定足数半数、賛成は出席者過半数ということにしておく。
総会に出席するかどうかを、区分所有者が理事会に通知するには、総会議案所の中に綴じ込まれている（あるいは別紙として配布されている）出席に関する通知書（以下、「出席通知書」という）に記入して、マンションの玄関やカウンターに設置している回収箱に投函するというやり方が一般的であろう。
出席通知書には、氏名・部屋番号の他に、以下のいずれかを選択する（丸印をつける）ことになる：
1) 総会に実際に出席するかどうか？
2) 欠席の場合、
a)各議案に対する賛否の事前表明（議決権行使）；または
b)議決権を代理行使してくれる代理人の氏名（代理人届出書、単に「委任状」と呼ばれることも多い）
代理人指名の場合、実務としては、総会の議長（=理事長）を代理人として指名するか、予め定められた一定の要件を満たす者を指名するようなフォーマットになっている。私の豊富な経験から判断すると、限りなく100%に近い確率で、議長が指名される。
IT化が進んだマンションではネットを通じた通知を併用しているところもあると聞く。ネット経由であろうが、紙によるものであろうと、出席通知書の回収率は総会での定足数充足と議案賛否の票読みに多大なる影響を与えることとなる。
