総会の日程が決まったら、区分所有者に出席してもらわねばならない。規約で定足数が決まっているので、そこまで達していないと総会は不成立となる。また、今回の総会にはないが、「特別決議」であると、議決権総数の3/4が必要なので、一人でも多く総会に出てもらうのが肝心だ。
世の中には、100%出席（実際の出席、議決権行使書、委任状）させるメガマンションもあるし、95%からが勝負という豪語するマンションもあるが、うちは軟弱なので、「特別決議が可決できればいいや」という感じ。それでも80%の後半くらいを目標にしている。
出席率を上げるため行なっているのが、まず広報。マンションで不定期に発行している紙のニュースを使って、総会に全体的案内に加えてその総会の目玉となる議案を紹介して感心を高めるという手法をとっている。全体的案内というのは、いつも私が書いているのだが、目玉の政策は担当の理事さんに原稿を作ってもらっている。もちろん、後で私が校正して矛盾がないようにしている。
このニュース、総会議案書と一緒に投函するので、議案書を読まない人（悲しいことにこれが圧倒的多数）でも、ニュースを読めばなんとなくわかったような気になるというところがミソである。
わかった気になって、議決権行使書の全議案に賛成してくれれば嬉しい。せめて、議長への委任状を出してくれるだけでもいいんだけどねえ。この点に関しては、何でも私と反対の意見の某はる○ーさんも、同じことを言っているほどで、意見が一致している数少ない論点だ。
自然体でいると、１週間前の締め切りには半分くらいしか集まらない。掲示板やエレベーターへの督促のポスターを貼り、「出してくれないお宅には、直接伺います」という言葉もいれる。それでもなかなか出ないので、電話で督促することにしている。
総会の前週の日曜日の昼から、理事が手分けしてその時点で未提出の区分所有者に電話をかける。管理室の電話をいつも話中にするわけにはいかないので、携帯・スマホを持ってきてもらう。当然通話料が発生するので、1件あたり100円支払うことにしている。通話料自体は100円にはならないが、手間賃という意味合いもある。
30件電話すれば、3,000円になり、ちょっとした飲み代にはなる。過去には100件超えて電話した人もいたなあ。今期から理事報酬出すことになったが、理事報酬がないときは理事が稼げる唯一の機会だった。
