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ミッキーのマンション管理よもやま話

湾岸地域の500を超えるマンションの管理組合理事長です。16年間理事長をしているあいだに得たノウハウを公開していきます。RJC48 メンバーです。

2018.04.21_Sat:総会準備-4/4 スケジュール

総会までの日程が固まった。うちは6月の最終日曜日(ただし、最終日曜日が29日、30日にあたるときは、その前の週)としているので、今年は6月24日となる。そこから逆算していくと以下のようになる。
 
18.05.13(日)監事会計監査
18.05.19(土)第12回理事会:議案ファイナル
18.06.02(土)第13回理事会:議案書ファイナル
18.06.09(土)議案書配布:ニュースも一緒に配布
18.06.17(日)出席督促:電話による督促
18.06.24(日)総会、第1回理事会:総会終了後、新理事の役職決定・引き継ぎ、その後懇親会
 
ありふれた日程であり、特段奇異なことはない。ただ、全体的に(法定期間に従った)余裕がないスケジュールだと言われそうだ。
 
今期は、04.21 の第11回理事会で、議案のリストアップと担当を割り振っているし、少し前倒しで進んでいるという感触。今年初めに替わった管理会社のフロントがやる気ある人で、「議案書、私が書きますから」と言ってくれているので、任せるつもり。力量を見せてもらおう。
 
フロントいわく、「理事長のように詳しい議案書はかけませんが・・・」とのことだが、私はすごく簡潔に書いているんだけどなあ。何処かの人みたいに100ページも書かないし、パワーポイントを作るようなこともしない。
 
ひとつだけ注文をつけた。「読んだらわかるように、重要な情報は網羅してね」というもの。総開運営に関わることだが、議案書に書いてあることの説明は省いて、質疑応答を充実させたいのだ。「事前に配ってある議案書は当然読んでくるよね」と言いたいので、意思決定に必要な情報はすべて開示しておくのが肝要だ。
 
議案書の印刷は管理室で行なっているので、印刷するときは大変。議案書のページ数にもよるが、夜中も回しっぱなしになる。複合機が過熱して止まることもしばしば。管理人さんから泣きつかれて、55ページ/分の印刷能力の複合機を、60ページ/分の能力を持つものにアップグレードして、この総会議案書の印刷に備えている。
 
議案書と一緒にニュースを配るのは、議案書には適さないことを書くためである。理事長の反省と施政方針といってもいい。前記の反省(猿でも反省するからねえ)と次期の課題、それに対する対策の考え方などを、平易な文章で書くのである。これは理事長である私の役割だから、16年くらい書き続けていることになる。大まかな構想はできているので、あとは字数の調整だな。
 
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